1400/5/3

عضویت در خبرنامه
شبکه های اجتماعی

13 موردی که با انجام دادن آنها قادر خواهید بود که مانند یک رئیس و کارفرمای موفق به تولید و رونق کسب و کارتان بپردازید!!

1399/اسفند/20

0

ترجمه و گردآوری: تیم دیجیتال مارکتینگ هفت آهن
13 موردی که با انجام دادن آنها قادر خواهید بود که مانند یک رئیس و کارفرمای موفق به تولید و رونق کسب و کارتان بپردازید!!

از ابتدا شروع کن

هر کسی داستان زندگی خودش را دارد. اکثر افراد به تعریف کردن داستان کسب و کار خود علاقه مند هستند. چنانچه این افراد صاحبان کسب و کار باشند، خود را برای شنیدن داستان آنها آماده نمائید چرا که آنها جزء آندسته از افرادی هستند که بهترین داستان ها را نقل خواهند نمود. گاهی اوقات که بعضی افراد برایتان حکایت یا داستانی را نقل می کنند، شما ممکن است با خودتان فکر کنید که ایکاش زمان به عقب بازمیگشت و میتوانستید آن 5 دقیقه زمانی را که صرف شنیدن داستان آنها نموده اید را باز پس بگیرید، این در حالیست که افراد دیگری هستند که داستان خود را با جزئیات باورنکردنی و با تمام حس و حال و عواطف و احساسات و انرژی زیادی تعریف می نمایند.
در موقعیت دوم (زمانیکه راوی داستان، با تمام انرژی و احساس مطالب را بیان می کند)، موقعیت به گونه ای طراحی شده که گویی شما در همان موقعیت به لحاظ زمانی و مکانی قرار گرفته اید بطوریکه میتوانید تمامی اتفاقات و رخدادها را به وضوح دیده و لمس و احساس نمائید. بعبارت ساده تر، در چنین موقعیتی شما بعنوان شنونده هر چه بیشتر مشتاق شنیدن ادامه ماجرا از زبان راوی خواهید بود.
بنابراین چنانچه این مساله در خصوص بحث تولید و رونق کسب و کار باشد، تا چه حد بر روند پیشرفت در این حوزه تاثیر خواهد گذاشت؟؟
پاسخ این سوال «بسیار زیاد» می باشد!

هر بخش کسب و کار و واحد تولیدی، داستان مخصوص بخود را دارد—داستان اینکه چطور یک محصولی تولید می شود، چه مقدار هزینه صرف تولید آن می شود، جه میزان از آن محصول می تواند به فروش برسد و اینکه آیا نیاز به تولید مجدد آن محصول خواهد بود یا خیر!! یک روایت تولید کسب وکار خوب شامل جزئیاتی ارزشمند، کامل و دقیق می باشد بنحوی که بتواند آینده کاری شما را بر اساس یک تاریخچه واقعی و حقیقی پی ریزی نماید؛ این مساله بدان معنا و مفهوم خواهد بود که مشتریان شما تقاضای بیشتری نسبت به عرضه محصولاتتان خواهند داشت. چرا؟؟ پاسخ آن ساده است—چنانچه شما مانند یک رئیس و کارفرما به تولید کسب و کارتان بپردازید، به این معنا می باشد که شما:
  • بر 4 رکن کلیدی تبادلات تجاری شامل: (1- اعلام وصول و خرید کالا 2- صادرات کالا 3- از پیشرفت پروسه کار و مدیریت زنجیره تامین و عرضه کالا گرفته تا مرحله مربوط به کالای تمام شده 4- بارگیری و حمل / صدور صورتحساب و فاکتور کالای خریداری شده) کاملاً تسلط و مهارت کافی دارید؛
  • بصورت درست و دقیق، آگاهی کامل بر روی هزینه هایتان (شامل هزینه های بارگیری و حمل، هزینه های مربوط به نیروی کار، هزینه های خدمات بیرون سپاری، مخارج کلی، سایر هزینه های جانبی مربوط به کالای خریداری شده) دارید؛
  • قادر هستید تا مرحله قیمت گذاری بر روی کالاهایتان را بصورت کاملاً مفید و رقابتی به انجام برسانید؛
  • می توانید اعلام قیمت بر محصولات خود را به درستی و با دقت و سرعت هر چه تمامتر انجام دهید؛
  • با بالا بردن حد دانش و آگاهی خود، می توانید از میزان ریسک و خطراتی که در تجارتتان وجود دارد بکاهید و تصمیم گیری هایتان را بر اساس دانش کافی در آن زمینه انجام بدهید و نه بر اساس حدس و گمان!!
چنانچه شما موارد فوق را انجام دهید و در کنار آن ها دانش و آگاهی خود را در خصوص قیمت محصولات بروز نمائید؛ روند کسب و کار و تجارتتان با سرعت بیشتر و نیز کیفیت بهتر پیش خواهد رفت و همچنین کلیه امور تجاری شما در زمان واقعی خودشان انجام خواهند گرفت و بدین ترتیب خواهید توانست تا مانند یک رئیس و کارفرما به تولید و رونق کسب و کارتان بپردازید.
بنابراین به شما پیشنهاد می کنیم تا 13 اصل مهم و کاربردی در تجارت را مبنی بر ارتقای آگاهی و دانش عمومی تان در راستای تولید و رونق کسب و کارتان آموخته و به کار ببندید.

1. آماده سازی به منظور برنده شدن.
نتیجه فرآیند تولید می تواند به نوعی به برد یا باخت منتهی بشود و این مساله تنها بستگی به آمادگی شرکت شما در یک اشل کلی دارد و نه فقط آمادگی یک فرد یا بعضاً تعداد خاصی از افراد.
  • کارمندان برای اخذ اطلاعات دقیق بایستی به خوبی آموزش داده شوند. چرا که، تزریق اطلاعات اشتباه به سیستم منجر به خروجی و دریافت اطلاعات و داده های اشتباه می گردد و در نتیجه کل پروژه با اختلال مواجه خواهد شد.
  • کارمندان بایستی در قبال کارهای یکدیگر مسئول و متعهد باشند. چنانچه خطا و یا اختلالی در روند انجام کار مشاهده کردند، حتماً آن را بیان نمایند.
  • کارمندان بایستی نسبت به فرآیندهای روزمره آگاهی کامل داشته باشند و بدانند که چطور هر اقدامی میتواند روی مبلغ هزینه ها تاثیرگذار باشد. چنانچه نسبت به این مسائل آگاهی کافی ندارید، در همان ابتدای کار، راجع به آنها پرس و جو کرده و در اولویت کارهایتان قرار بدهید.

2. صورتحساب ها و روترها را به دقت بررسی نمائید.
زمانیکه پروژه ای در دستور کار قرار می گیرد، این سوال پیش می آید که قرار است چه مقدار از یک محصول تولید شود و اینکه چه مدت زمانی طول می کشد تا قطعات مربوطه ساخته و تولید گردند؛ در اینجاست که دقیق بودن، صحت و درستی صورتحساب مربوط به مواد اولیه محصول تولیدی و نیز روترها می توانند تاثیر بسزائی بر روی زمان اجرای پروژه، آماده سازی های مربوطه ، مدت زمان بین دادن سفارش و دریافت کالای مربوطه و نیز مقادیر در نظر گرفته شده در این خصوص، بگذارند. چنانچه مدت زمان بین دادن سفارش و دریافت کالای مربوطه نادرست باشد و بصورت دقیق محاسبه نشده باشد، منجر به سفارش دادن مواد اولیه در زمان های نادرست و همچنین موجودی بیش از حد لزوم انبار از محصول خریداری شده و یا پرداخت بسیار سریع مبالغ برای دریافت آن محصولات مازاد در حوزه خرید خواهد گردید.
3. تاریخ های سررسید و موعدهای تعیین شده واقعی.
چنانچه تاریخ سررسید در یک سفارش کار (اغلب ناشی از حوزه فروش) از هم اکنون برای مدت یک هفته تعیین شود، و از طرفی ساخت و تولید محصول سفارش داده شده چندین هفته طول بکشد، بی شک پروژه تجاری شما با شکست مواجه خواهد گردید. پروسه خرید درگیر مراحل انجام سفارش کالا خواهد شد، ناظران اداره امور کار را عهده دار خواهند شد و احتمالاً پروژه شما سودآور نخواهد بود. بدین ترتیب اوضاع بسیار بدتر پیش خواهد رفت بطوریکه شما بعنوان مسئول پروژه، خود مجبور خواهید شد تا برای پیشبرد کار، در انجام برخی امور دخالت کنید؛ لذا مشتریان شما نیز بالطبع نسبت به اینکه چرا فرآیند ساخت و تولید کالای سفارشی بیشتر از موعد مقرر به طول انجامیده است، شاکی و ناراضی خواهند بود. بدین ترتیب با نهایت بدشانسی، چندین اتفاق بد همزمان برایتان رخ خواهد داد!!

4. هزینه های صحیح و عوامل تبدیل ارز.
هزینه های مربوط به پروسه سفارشات خرید کالا (PO) بایستی در هر زمان دقیق و مشخص باشند. چنانچه هزینه یا ضریب تبدیل در فرآیند سفارش خرید (PO) نادرست باشد، همه چیز از صورتحساب و رسید سفارشات خرید کالا (PO) گرفته تا هزینه های مربوط به قطعات کالاهای حمل شده و همچنین سایر پیامدهای مالی پس از آن نیز نادرست خواهند شد.

5. رسیدهای به موقع سفارشات خرید کالا (PO) .
چنانچه مواد اولیه تولید محصولات در قفسه های انبار شما قرار گرفته باشند، اما رسید دریافت آن ها همچنان تکمیل نشده و ناقص باشند؛ مطمئناً این مساله دردسرساز خواهد شد. بدین جهت که کارکنان در فرآیند تولید محصول، روی آن اجناس و مواد اولیه محصولات که در قفسه انبار شما قرار داده شده اند، حساب باز کرده و آنها را در نظر گرفته اند، در حالیکه آن اجناس گویی بصورت واقعی در سیستم کاری شما وجود خارجی ندارند!
بدین ترتیب، این مساله می تواند به از بین رفتن قابلیت پیگیری هرگونه مواد خام اولیه ای که در تولید محصول بکار می رود، منجر بشود؛ مواد اولیه ای که در خصوص آنها، نیازمند بررسی شرایط مختلفی از قبیل پیگیری مجوزهای لازم، شرایط حرارتی مورد نیاز برای نگهداری آن مواد، قطعات مورد نیاز و ملزمات آنها، پیگیری مواد دور ریز یا احتمالاً قابل بازیافت آن مواد و همچنین ترتیب و سلسله مراتب انجام امور مربوط به آنها می باشد. زمانیکه رسید دریافت سفارشات خرید کالا (PO) به درستی تکمیل و ارسال گردید، پس از آن میتوان گفت که تمامی اجناس و قطعات در مسیر درست خود و به دقت محاسبه شده اند.

6. مواد خام اولیه برای تولید محصول را به موقع صادر نمائید.
بررسی و کنترل موجودی کالای انبار بسیار ضروری است. چنانچه مواد اولیه تولید محصولات از قفسه های انبار شما کم شده باشند، اما همچنان در دستور کار فروش و خروج و صادرات محصول قرار نگرفته باشند؛ این مساله حتماً می تواند منجر به مشکلات عدیده ای بشود. بنابراین، احتمال اینکه قول معامله زودتر از موعد مقرر برای فروش مواد اولیه و قطعات مربوط به محصولات تولیدی، به طرف خریدار داده شود بسیار زیاد است چرا که این تصور اشتباه وجود داشته است که آن مواد اولیه و قطعات مربوط به تولید محصولات همچنان جزء موجودی انبار شما هستند.
احتمال اینکه کارکنان آن اجناس و مواد اولیه محصولات تولیدی را جزء موجودی انبار در نظر نگیرند، وجود دارد چرا که آنها در واقع در ظاهر امر، هیچگونه قطعات و اجناسی در موجودی انبار شما نمی بینند. از طرف دیگر، چنانچه بدون صدور مجوز خروج و صادرات مواد خام اولیه از انبار، کالای تمام شده و محصول نهایی تولید شده به موجودی انبار شما افزوده و منتقل گردد، ارزش مادی آن محصول تولیدی کمتر از هزینه صرف شده برای تولید آن محاسبه خواهد شد که این مساله نیز خود منجر به سودآوری حداقلی و اشتباه و چه بسا ضرر مالی خواهد گردید.

7. چرخه های خرید و فروش محصولاتتان را به دقت نظارت کنید؛ هرگونه اصلاحات و تغییرات بوجود آمده را بروز رسانی، محاسبه و بررسی نمائید.
بررسی و محاسبه تغییرات و اصلاحات بوجود آمده در انبار نگهداری کالا، با کنترل و نظارت موجودی کالا رابطه معکوس دارد. بعبارت دیگر، هر چقدر محاسبه و بررسی این اصلاحات بیشتر انجام شود، از طرف دیگر کنترل و نظارت موجودی کالا کمتر صورت می گیرد. این مساله بدان معناست که قطعات و کالاها برای سفارش کار بدرستی به فروش نرسیده و صادر نمی شوند؛ در واقع میتوان اینگونه تعبیر کرد که پروژه و سفارش کار در حال اجرا (WIP) به مرحله پایانی خود به شکل کالای تمام شده و محصول نهایی (FG) نمی رسد و این پروسه ناقص مانده است. در انتها این مساله منجر به بروز هزینه های نادرست و خطاهای مالی و مالیاتی در فرآیند سفارشات کاری می گردد.
8. کار و پروژه خود را به اتمام برسانید.
بیشتر مشتریان ما به کارمندان خود می گویند – چنانچه اتمام پروژه کاری در کمپانی Global Shop Solutions انجام نپذیرد، بدان معناست که آن پروژه اصلاً از ابتدا نیز انجام نپذیرفته و آغاز نشده است؛ (این مساله در واقع نشاندهنده درجه اعتماد مشتریان ما به کمپانی Global Shop Solutions است، چرا که آنها معتقدند اگر هرگونه کار و پروژه ای در این کمپانی استارت بخورد پس حتماً تا به انتها با موفقیت پیش خواهد رفت و در غیر اینصورت، حتماً چنین پروژه ای از همان ابتدا آغاز نشده است.) کلیه عملیات های کاری پس از تکمیل پروژه، بایستی به دقت به اتمام برسند. چنانچه مواد خام اولیه مورد نیاز برای تولید محصولات بیشتر از حد لزوم و مقدار واقعی مورد نیاز باشند و عملیات پروژه نیز همچنان نیمه کاره و تکمیل نشده باشند، این مساله در واقع به منزله زنگ خطری خواهد بود برای فروش و صادرات مواد اولیه مازاد به تقاضاهای نادرست و غیر سودآور!! بنابراین این مساله خود گویای جابجایی لیست های ارسالی کالا با هزینه های نادرست خواهد بود!!
9. در انجام پروژه هایتان برنامه ریزی داشته باشید.
از آنجائیکه هزینه های مربوط به بهبود کیفیت قطعات و مواد اولیه که بر روی قطعات نامرغوب به لحاظ ارتقای کیفیت آنها در هر عملیات کاری صورت می گیرد، افزایش یافته است؛ لذا به شما توصیه می کنیم که به منظور جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه اضافی، بازرسی و پیگیری های لازم در خصوص سنجش کیفیت و درستی انجام کارهایتان را به جای آنکه بصورت یکجا در زمان اتمام پروژه انجام بدهید، به مرور و بصورت قدم به قدم در طول انجام پروسه کاری انجام دهید. چرا که این عدم انجام بازرسی مرحله به مرحله و در طول انجام پروسه می تواند منجر به افزایش هزینه های کالاها فروخته شده (COGS) از مبالغ مازاد بکاررفته در انجام پروژه گردد. طرحی به منظور بررسی و رسیدگی مجدد قطعات بی کیفیت و نامرغوبی که در سفارشات کار استفاده شده اند با توجه به اینکه، برای اتمام وفقیت آمیز پروژه قطعات تکمیل شده بایستی در جایگاه درست خود قرار بگیرند.


10. پیگیری روند کار و انجام صورت وضعیت مالی متناسب در پروسه انجام پروژه
در واقع میتوان سنگینی یک پروژه را با سنگینی یک فیل با وزن 800 پوند (معادل 363 کیلوگرم) مقایسه نمود. در ابتدا، وقتی که صحبت از کار غیرمستقیم به میان می آید، از عقل سلیم و منطق خود استفاده کنید. چنانچه کارمندان بر روی چندین سفارش کار در طی یکروز وقت گذاشته و کار کنند، زمان بصورت غیرمستقیم سپری و صرفه جویی خواهد شد. برخی از کارمندان بخش های حمل و نقل، تعمیرات و نگهداری، و همچنین مهندسان، انتقال دهندگان قطعات و نیز کارمندان دفاتر کاری هزینه های غیر مستقیم بیشتری نسبت به دیگران خواهند داشت.
چنانچه کارمندان بایستی زمان مستقیم زیادی را داشته باشند اما مقدار زمان غیرمستقیم قابل توجهی را ارائه دهند؛ این مساله بطور معمول بدان معناست که آنها سفارشات کاری را بدرستی ثبت نمی کنند که این امر نتیجتاً می تواند منجر به کم هزینه کردن مشاغل بشود. اگر کارمندانی باشند که بایستی زمان غیر مستقیم در انجامن کارهایشان داشته باشند اما بنا به دلایلی این محاسبه غیر مستقیم زمانی را ندارند، این مطلب معمولاً بدان معنا و مفهوم است که آنها در سیستم سفارشات کاری مانده و درجا زده اند درحالیکه مشغول پیدا کردن شغل بعدی خودشان هستند که این مساله نیز میتواند منجر به افزایش بیش از حد هزینه های آن مشاغل بشود.
در ثانی، روند مستقیم کار و انجام صورت وضعیت مالی متناسب در پروسه انجام پروژه را بصورت روزانه پیگیری نمایید. بسیار بهتر است که به محض بروز هرگونه خطای کاری حدالامکان هر چه سریعتر آن خطاها مشخص شده و رفع و رجوع گردند چرا که بدین ترتیب خطاهای بوجود آمده در هزینه های آنها نیز سریعتر تصحیح خواهند شد. بطور مثال تصور کنید که در انتهای یک روز جمعه قبل از یک تعطیلات طولانی آخر هفته، یک کارمند فراموش می کند که از سیستم سفارش کاری که در حال انجام آن بوده است خارج شود.
پس از تعطیلات چند روزه، زمانیکه وی برای صبح روز سه شنبه مجدد به دفتر کار خود برمیگردد و پشت سیستمش قرار می گیرد، متوجه می شود که از قبل خروج از سیستم را نزده بوده، بنابراین همان موقع، خروج از سیستم را می زند. حال اگر این کارمند فراموشکار، سوپروایزر بخش مربوطه را از این مساله مطلع ننماید، طبیعتاً صورت وضعیت مالی روزانه برای این چندین روز بدرستی انجام نخواهد گرفت و در نتیجه وضعیت سفارش کاری که در آن چند روز بدلیل فراموشی کارمند روی سیستم بصورت فعال باقی مانده بود موجب افزایش بیش از حد هزینه های مربوطه خواهد گردید.
در چنین موقعیتی این احتمال می تواند وجود داشته باشد که بدلیل هزینه های نادرست هنگفت و مبالغ مازاد ناشی از خطای مالی در سیستم، بخشی از قطعات این سفارش کاری به انبار موجودی کالا منتقل شده و یا از طریقسفارش کاری دیگری صادر و یا حمل شده اند که در نهایت منجر به ضرر و زیان فراوانی خواهد شد.


11. سفارشات کاری را سروقت و به موقع ببندید.
چنانچه قطعات مربوطه در قفسه های انبار کالا همچنان موجود باشند اما سفارش کاری مربوط به آنها هنوز بسته نشده است، این احتمال وجود دارد که این قطعات مجدد در چرخه شمارش و انبارگردانی قرار بگیرند. در صورتیکه این قطعات در مرحله انبارگردانی مجدد شمارش شوند دیگر هیچگونه راهی برای ردیابی و پیگیری آنها وجود نخواهد داشت و زمانیکه نهایتاً دستور کار در خصوص آن قطعات بسته شده باشد، بدلیل افزایش تعداد و هزینه آن قطعات مجدداً بایستی شمارش صورت گرفته و موجودی کالا دوباره انبارگردانی شود. این بی نظمی می تواند منجر به ایجاد سابقه اشتباه از موجودی کالا در انبار، عدم قابلیت پیگیری و بوجود آمدن هزینه های اشتباه، عدم ثبت مقدار زیادی از زمان هدر رفته بابت شمارش مجدد موجودی و انبارگردانی بشود.
12. کارایی مهم است - برآوردها را با واقعیت مقایسه نمائید.
چنانچه صورتحساب ها و روترها (برای اجرای بند شماره 2) دقیق باشند بنابراین تخمین و برآورد بر اساس حدس و گمان در برابر واقعیت قرار گرفته و می تواند برای تحلیل و بررسی اطلاعات بکار گرفته بشود. تفاوت بسیار در عملیات های صورتحساب ها و روترها و یا استفاده بسیار زیاد یا بسیار کم از مواد اولیه برای تهیه محصولات در طول انجام پروژه نشاندهنده عدم درستی آنها می باشد. داشتن چیزی که باید برای آن هزینه کرد، ضروری است همانطور که آگاهی از این مطلب که آیا مبالغ هزینه ها بر پایه و اساس درست و دقیق محاسبه شده باشند اهمیت فراوانی دارد!!


13. از اجرای پروژه بر اساس حدس و گمان خودداری کنید و بر مبنای یقین و آگاهی کار کنید.
چنانچه صورت وضعیت موجودی انبار و سایر اموال، بررسی ورود و خروج صحیح و به موقع کارکنان، چک کردن میزان صادرات و یا فروش دقیق مواد اولیه تولیدی، نظارت بر تکمیل و اتمام عملیات پروژه ها، نظارت بر اجرای فرآیند پروژه و سفارش کار در حال اجرا (WIP) تا رسیدن به مرحله پایانی خود به شکل کالای تمام شده و محصول نهایی (FG) ، نظارت و بررسی حمل و نقل صحیح و بی خطر قطعات ازمبدا تا مقصد را بصورت روزانه انجام می دهید و پیگیر آنها هستید، باید به شما تبریک گفت!! چرا که شما دقیقاً مانند یک رئیس و مدیر حرفه ای سرمایه گذاری می کنید. اینکه پس از پروسه حمل و نقل قطعات، تازه بخواهید متوجه هزینه های نادرست و خطاهای مالی بشوید بسیار دیر است. در واقع یک رئیس حرفه ای بایستی مدیریت رسیدگی به صورتحساب ها و هزینه های شغلی را سرلوحه کسب و کار خود قرار دهد نه اینکه پس از اتمام کار تازه به فکر محاسبه موجودی خود بیفتد!! ارائه چند گزارش ساده مغایرت گیری، براحتی می تواند شما را نسبت به لیست قطعات به فروش نرسیده، عملیات های اجرایی به اتمام نرسیده و سایر موارد آگاه نماید. این گزارشات معمولاً بر اساس نوع محصولات تولیدی، میزان بازیافت و یا ضایعات مورد بازیابی قرار گرفته می باشند؛ و چنانچه برخی از آنها در مراحل "در صورت لزوم" باشند، نیازی به پردازش آنها نیست.

در هر شاخه و هر رشته کاری از دست رفتن تمرکز به راحتی رخ می دهد. روزها و در پی آن هفته ها و بدنبال آن ماه ها می آیند و می روند و ناگهان زمانی به خودمان می آئیم و متوجه می شویم که زمان زیادی را صرف سخت کار کردن برای رسیدن به یک نتیجه تکراری کرده ایم!! بطور معمول، این بدان معناست که ما از رسیدن به قله موفقیت فاصله گرفته ایم و بایستی به اصول اولیه و مبنای اصلی کار برگردیم.
این 13 مورد برای رسیدن به همین مقصود طراحی شده اند.


درباره نویسنده:
آقای Nick Knight بعنوان مدیر ارشد خدمات مشتریان در کمپانی Global Shop Solutions مسئولیت نظارت بر بخش مشاوره، نمایندگی بخش مالی و همچنین دپارتمان های مربوط به مشتریان که در مجموع نزدیک به 70 پرسنل میشود را بر عهده دارد. او اظهار داشته است که هر آنچه که مشتریان از لحظه اول خرید از کمپانی تا پایان پروسه خرید برای رسیدن به موفقیت از طریق استفاده از نرم افزار ERP نیاز دارند، برای آنها بطور کامل فراهم شده است.

مقالات مرتبط
ارسال نظر
نظرات